Theo quy định, hồ sơ đơn đăng ký nhãn hiệu bao gồm các tài liệu sau đây:
Một bộ hồ sơ tối thiểu đối với một cá nhân, tổ chức Việt Nam tự mình nộp đơn tại Cục SHTT bao gồm những tài liệu sau:
- 02 Tờ khai đăng ký nhãn hiệu được điền theo mẫu tờ khai và có chữ ký của chủ đơn và đóng dấu đầy đủ của chủ đơn nếu Chủ đơn là tổ chức;
- 05 Mẫu nhãn hiệu kèm theo (mẫu nhãn hiệu kèm theo phải giống hệt mẫu nhãn hiệu dán trên tờ khai đơn đăng ký kể cả về kích thước và màu sắc. Mẫu nhãn hiệu phải được trình bày rõ ràng với kích thước của mỗi thành phần trong nhãn hiệu không lớn hơn 80mm và không nhỏ hơn 8mm, tổng thể nhãn hiệu phải được trình bày trong khuôn mẫu nhãn hiệu có kích thước 80mm x 80mm. Nếu yêu cầu bảo hộ màu sắc thì tất cả các mẫu nhãn hiệu trên tờ khai và kèm theo đều phải được trình bày đúng màu sắc cần bảo hộ);
- Chứng từ ghi nhận đã nộp đủ phí, lệ phí (theo quy định, phí nộp đơn cho 1 nhãn hiệu cho 1 nhóm sản phẩm dịch vụ cơ bản (không quá 6 sản phảm, dịch vụ) là 1 triệu đồng).
Ngoài ra, hồ sơ nộp đơn có thể cần bổ sung các tài liệu khác (theo quy định) như:
- Giấy uỷ quyền, nếu nộp đơn đăng ký nộp thông qua các tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp;
- Tài liệu xác nhận được phép sử dụng các dấu hiệu đặc biệt (nếu nhãn hiệu yêu cầu bảo hộ có chứa các biểu tượng, cờ, huy hiệu của cơ quan, tổ chức trong nước và quốc tế…);
- Tài liệu xác nhận quyền đăng ký;
- Tài liệu xác nhận thụ hưởng quyền đăng ký từ người khác;
- Tài liệu chứng minh quyền ưu tiên (nếu đơn có yêu cầu hưởng quyền ưu tiên).